Från otydlig struktur till kontroll, ordning och trygghet i informationshanteringen.

Västvatten ansvarar för vatten och avlopp i Färgelanda, Munkedal, Sotenäs och Uddevalla. Precis som många andra organisationer inom offentlig sektor stod de inför en välbekant utmaning: systemstödet fanns redan på plats, men arbetssätten runt omkring var inte tillräckligt tydliga eller enhetliga. När kraven på spårbarhet, dokumenthantering och tillgänglighet ökade blev det allt viktigare att skapa struktur. Informationen behövde vara enkel att registrera, lätt att hitta och möjlig att följa upp över tid.

På många arbetsplatser växer rutiner fram över tid. Medarbetare hittar egna sätt att spara information, dokument namnges enligt olika principer och kunskap blir lätt knuten till enskilda personer.

Det var en situation som Västvatten kände igen. Rutinerna för diarieföring och dokumenthantering var inte alltid tydliga, arbetssätten varierade mellan avdelningar och det kunde vara svårt att hitta rätt information när den behövdes. Samtidigt ökade kraven på att snabbt kunna följa upp, söka fram och lämna ut handlingar.

Utmaningarna handlade bland annat om:

• Otydliga rutiner för diarieföring
• Olika arbetssätt mellan medarbetare och avdelningar
• Bristande struktur för dokumenthantering
• Svårigheter att hitta information över tid
• Ökad sårbarhet när kunskap blev personberoende

Behovet av förändring handlade därför inte främst om att införa ett nytt system, utan om att skapa ett arbetssätt som fungerade för hela organisationen.

Tillsammans med Citedo började Västvatten med att analysera sina befintliga rutiner och arbetsflöden. Fokus låg på att förstå verksamhetens behov och identifiera de moment som skapade onödig administration, osäkerhet eller dubbelarbete.

Ganska snabbt blev det tydligt att den största förbättringspotentialen inte låg i att ersätta befintliga system, utan i att utveckla och förenkla hur de användes. Genom tydligare processer, gemensamma arbetssätt och bättre vägledning för användarna skulle organisationen kunna få betydligt större nytta av de verktyg som redan fanns.

Citedos rekommendation.
Rekommendationen var att bygga vidare på den befintliga lösningen och samtidigt skapa en tydligare struktur för informationshanteringen.

Arbetet omfattade bland annat:

• Genomlysning av befintliga rutiner och arbetssätt
• Identifiering av förbättringsområden och behov
• Framtagning av gemensamma rutiner och processer
• Anpassningar med tydligare flöden och obligatoriska fält
• Förenklade ingångar via intranätet
• Utbildning och stöd för verksamheten

En viktig del av arbetet var att utveckla lösningen tillsammans med användarna. Förslag testades löpande, justerades utifrån feedback och förankrades i organisationen innan de infördes. På så sätt skapades ett arbetssätt som fungerade i praktiken och som medarbetarna kände sig trygga med.

“Vi visste inte riktigt vad vi behövde från början. Det viktigaste var att någon lyssnade, förstod våra utmaningar och hjälpte oss att bygga något som faktiskt fungerar i vardagen.”

Madelene Hellberg Ahl, Bolagsskreterare

För Västvatten handlade framgången inte bara om teknik. Minst lika viktigt var att få stöd i att strukturera arbetssätten och skapa samsyn kring hur information skulle hanteras.

Istället för att utgå från en färdig mall tog arbetet sin utgångspunkt i verksamhetens vardag. Genom dialog, tester och löpande utveckling växte lösningen fram steg för steg utifrån organisationens faktiska behov.

Idag har Västvatten en mer strukturerad och trygg informationshantering där det är enklare att göra rätt från början. Fler handlingar registreras korrekt, information är lättare att hitta och organisationen har fått ett gemensamt arbetssätt som minskar beroendet av enskilda personer.

Resultat i korthet:

• Ökad spårbarhet och bättre kontroll
• Fler handlingar hamnar rätt i systemet
• Minskad manuell hantering
• Lägre belastning på receptionen
• Snabbare åtkomst till information
• Starkare grund för fortsatt utveckling och automatisering

För Västvatten har arbetet skapat mer än ordning och reda. Det har lagt grunden för ett långsiktigt och hållbart sätt att hantera information i en verksamhet där tillgänglighet, struktur och spårbarhet är avgörande.