Lösningen är lämplig när det finns processer som är helt eller delvis ostrukturerade och i nuläget ofta hanteras manuellt via personbaserade aktiviteter, ofta är olika system involverade såsom mail, mallar, listor etc.

Det finns en tidsvinst och ett värde i att istället lägga processen i ett definierat strukturerat digitalt flöde där vissa delar automatiseras, medan andra fortfarande behöver mänsklig aktivitet.

Exempel – HR Onboarding

• Nyanställd fyller i sina uppgifter i webformulär
• Anställningsavtal skapas automatiskt
• Avtalet kontrolleras manuellt
• Avtalet skickas automatisk för e-Signering
• Signering av avtalet startar automatiskt en onboardingprocess
• Den nyanställde läggs automatiskt in i lönesystemet
• Avdelningar ansvariga för delar av onboardingen får manuella uppgifter att utföra (skapa konton, beställa utrustning etc)
• Varje uppgift är spårbar och eskaleras automatiskt om den utförs inom bestämd tid.

Lösningen är lämplig när det finns processer sker relativt ofta och som har inslag av olika moment av manuell repetition i en sådan volym att det tar tid för en eller flera personer.

Där mänsklig handpåläggning och komplex kognitiv kunskap/kompetens, beslutsfattande eller påsyn inte tillför något stort värde eller är ett behov kan processen med fördel automatiseras.

Exempel – automatiserad generering av ekonomiska rapporter

• Automatiseringen startar baserat på fördefinierad schemaläggning
• Data hämtas från CRM och affärssystem
• Hämtad data sammanställs, summeras.
• Excelrapport samt övergripande summering i powerpointfil skapas
• Filerna distribueras till berörda personer/avdelningar

Lösningen är lämplig när nuvarande rutin för hantering av leverantörsfakturor behöver förändras. Incitament för förändring kan t ex vara att minska personberoende, önskemål om högre säkerhet eller att automatisera processen för att ta bort monotona/repetitiva arbetsuppgifter och därmed frigöra personalens tid och kompetens för mer värdeskapande arbete.

Exempel fakturahanteringsprocess

• Inkommande fakturor omdirigeras automatiskt till fakturamottagningen
• Fakturan importeras och uppgifter tolkas
• Leverantörsuppgifter stäms av mot ekonomisystemet
• Manuell kontroll och kontering
• Attestflöde startar
• Godkänd faktura med färdig kontering exporteras till ekonomisystemet
• De färdigbehandlade fakturorna arkiveras och kan återsökas vid behov

Lösningen är lämplig exempelvis när viktig information enkelt behöver finnas tillgänglig digitalt istället för att eftersökas i pärmarkiv eller när förändringar såsom flytt till nya lokaler medför att pappersarkiv behöver tas bort.

Lösningen kan även användas i mer ”komplexa” flöden då pappersdokument utvald och relevant information på dokument av olika skäl behöver digitaliseras för att sedan exporteras in i olika arbetsflöden eller system, sammanfogas med andra redan digitala dokument samt hanteras enligt satta rutiner, det kan t.ex. röra sig om hantering av mailroom, kontrollflöden eller liknande.

Praktiskt förfarande:

• Förstudie/analys genomförs och projektets tidsram och resurskrav beräknas.
• Citedo tillhandahåller skanningsutrustning, mjukvara och dator.
• Citedo tillhandahåller vid behov utbildad personal skannar och validerar tolkad information
• De digitaliserade dokumenten exporteras och sparas i e-arkiv som tillhandahålls av Citedo alternativt i egna befintliga system
• Alternativt, de digitaliserade dokumenten/relevant information exporteras in i digitala arbetsflöden/system och hanteras enligt uppsatta rutiner, antingen via lösning som Citedo tillhandahåller, eller befintlig sådan lösning.

Lösningen är lämplig i processer där det finns processer som inbegriper att hämta information ur dokument och där man vill automatisera denna datafångst för att frigöra medarbetarnas tid och/eller minimera risken för felaktigheter orsakade av den mänskliga faktorn.

Kan även med fördel kombineras med vår lösning ”Digitala arbetsflöden, hybridautomatisering & informationshantering”.

Exempel – AI-tolkning av orderrader

• Mail med pdf-order hämtas automatiskt
• Orderfilen skickas till AI-tolk
• Orderhuvud och artikelrader tolkas
• Manuell verifiering om AI-tolken är osäker eller om uppgifter saknas AI-tolken lär sig av den manuella rättningen
• Dokument och data exporteras till integrationshub
• Orderdata kontrolleras mot affärssystemet, manuell verifiering om otillåtna differenser upptäcks
• Ordern med artikelrader registreras i affärssystemet.